熬夜加班效率低?你差的是这10个高效录入技巧

  在 Excel 使用中,总会有原始数据录入的需求。

  那如何提高我们的录入效率呢?

  熬夜加班效率低?你差的是这10个高效录入技巧

  除了提高自身的打字速度快以外,如果你还知道以下几招的话~

  你的录入速度一定会提高 N 倍!

  01

  横向跳转使用 TAB 键

  大多数的数据录入是横向输入。

  比如输入完第一行的 A 列,然后录入 B 列、C 列,接着转到下一行的 A、B、C 列继续录入。

  一行输入完成之后再回到 A 列进行下一行的输入,你会怎么处理?

  方法? : 使用鼠标点击,简单但很费时;

  方法? : 使用方向键进行光标向右移动。

  从最后一列切换到下一行的第一列,要多次移动光标到下一行第一列,同样效率不高;

  方法? : 使用 TAB 键向右移动就不一样了!

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  移动到最后一列,回车会自动跳转到下一行的起始位置,方便输入。

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  02

  选择区域后输入

  如果需要竖向输入,我们单元格录入完毕按回车就会自动跳转到下一行。

  但是,要跳转到第二列怎么办?

  需要使用鼠标或光标,移动活动单元格,到需要录入的第二列的起始位置。

  第一招中的 TAB 法也解决不了这个问题,怎么破?

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  在输入之前先选中录入的区域就好啦!

  到最后一行回车,活动单元格自动跳转到下一列的第一行,是不是很便捷呢?

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  03

  设置小数点再输入

  如果你要输入的是带小数点的数字,没有小键盘怎么快速处理?

  提前设置好小数点位置,直接输入数字即可,不需要再输入小数点了。

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  设置方法:

  依次单击【文件】-【选项】-【高级】,设置【自动插入小数点】。

  设置好位数以后单击【确定】退出即可。

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  注意:录入完成之后记得改回来哦,要不然每次录入数字的时候都会自动加小数点的。

  这个技巧你 get 到了吗?

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  04

  输入长数字技巧

  某些时候会需要录入长数字,特别是对数字不敏感的同学。

  如果要输入 1 亿,后面要加几个 0 的时候,录入的是不是要逐个数半天 0 呢?

  使用「**」外加 0 的个数可以简单搞定!

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  只要知道亿后面是 8 个 0,万后面是 4 个 0 等这些简单的就可以了!

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  05

  自定义格式录入

  在录入序号或编号的时候,有些特定的内容可以使用自定义格式,不需要手工录入。

  只需要输入数字部分即可,而且还可以自动用 0 补齐,保证整齐美观。

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  比如我们要编制一个文件管理的汇总表格,要输入文件编号:

  幻方鄂发[2018]001 号

  幻方鄂发[2018]010 号

  幻方鄂发[2018]123 号

  ……

  这些编号并不连号,是不是只能一个一个字的去敲?

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  其实,只要在自定义单元格里小小的设置一下,然后只需要输入变动的数字就行了!

  设置方法:

  选中要设置的单元格区域,右键菜单中选择【设置单元格格式】

  在【数字】选项卡中选择【自定义】

  在右侧的类型区域设置自定义代码:【"幻方鄂发[2018]"000"号"】

  单击【确定】退出设置,然后录入就可以了。

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  其中 0 表示为占位符,其它字符串需要用一对英文引号(「」)包括在其中。

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  编制考卷中是不是经常会遇到一些特殊字符?

  最简单的对号(√)、错号(×)你是怎么输入的?

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  是不是每次都去特殊字符库里面去找呢?

  其实你知道吗?把刚才的那段自定义格式代码换成:

  [=1]"√";[=0]"×"

  输入 1 就显示对号(√),输入 0 就显示错号(×),是不是很酷炫?

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  06

  自定义序列输入

  如果录入经常用到某个序列,比如部门名称、人员姓名、公司名称等等,可以将序列数据添加到自定义序列中。

  输入序列中的一个,其他数据都可以通过拖动填充序列的方式录入,非常方便。

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  添加自定义序列方法如下:

  请依次单击【文件】-【选项】,即可显示【Excel 选项】窗口,如下图所示:

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  单击【高级】选项卡,在右侧的窗口中找到【编辑自定义列表】选项

  单击即可出现下图所示【自定义序列】窗口:

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  在工作表中先选中序列区域,再打开添加自定义序列的界面

  直接单击【导入】即可完成定义序列的添加,如下图所示:

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  注意:系统自带的序列,如星期、月份、天干、地支等都可以通过序列来录入,方便快捷。

  07

  使用数据验证(有效性)

  通过数据验证(数据有效性)的下拉菜单输入,可以提高录入准确率和速度。

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  注意:在序列中,各选项之间使用半角的逗号( , )分开。

  08

  批量录入相同内容

  要录入相同的内容,但这些单元格都是零散的不连续的单元格区域?

  使用定位 + 批量填充,一次全部搞定!

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  比如要将月份区域内的空白单元格批量填充 0,如下图所示:

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  设置方法如下:

  选中一个包含所有空白单元格的区域,【CTRL+G】调出定位对话框

  定位条件选择【空值】,单击【确定】即可选中所有的空单元格

  在编辑栏内输入 0,然后【Ctrl+回车】,搞定!

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  09

  多工作表的录入

  要在多工作表中录入相同的内容?

  录完一个,然后再一个一个表格的复制?

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  正确的操作方式是:

  ? 先选中要录入的第一个工作表,按住 Shift 键,单击最后一个工作表,形成工作表组;

  ? 在第一个工作表进行数据录入,设置单元格格式;

  ? 输入完毕后,右键单击工作表标签,单击【取消组合工作表】。

  然后点击其他的工作表,可以看到,刚才在工作表组中的工作表已全部录入完毕!

  不要问我为何在人员列中输入一个姓名即可下拉输入,不懂请再看一遍第六招。

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  10

  使用自动更正录入

  经常需要写审批意见,需要标准化语言进行描述,是不是只有复制粘贴大法?

  对于经常使用的长文本,可以添加到自动更正选项。

  然后,录入时只需要录入对应的代码,就会自动显示相应的长文本。类似于输入法中的自定义的词组。

  是不是很神奇!

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  设置方法如下:

  请依次单击【文件】-【选项】,即可显示【Excel 选项】窗口,如下图所示:

  熬夜加班效率低?你差的是这10个高效录入技巧

  单击【校对】选项卡,在右侧的窗口中找到【自动更正选项】

  单击即可弹出下图所示的【自动更正】窗口:

  熬夜加班效率低?你差的是这10个高效录入技巧

  在【替换】下方的文本框内输入简易的代码(如:whhf);

  在【为】下方的文本框内输入要生成的自动更正名称(如:武汉幻方科技有限公司);

  单击【添加】按钮完成单个词组设置,有多个词组时可重复本步骤,全部设置完成单击【确定】退出;

  这样设置完成以后就可以达到动画的效果了。

  熬夜加班效率低?你差的是这10个高效录入技巧

  掌握了这十招,你的录入速度一定会大有长进,快去动手试一下吧。

  老规矩,练习文件放在评论里了,记得来拿哦~